Prawdopodobnie słyszałeś już wcześniej słowo „baza danych”. Baza danych to duży zbiór informacji, który pomaga użytkownikom organizować, przeglądać, wyszukiwać, pobierać i gromadzić dane. Jeśli masz bazę danych, potrzebujesz odpowiednich narzędzi i aplikacji do jej obsługi i maksymalnego wykorzystania jej. Szczególnie dla tych, którzy pracują w środowisku zespołowym i muszą udostępniać dane innym osobom (użytkownikom, programistom, recenzentom itp.), Idealnym rozwiązaniem jest Microsoft Access, a korzystając z naszego ściągawki Access, w mgnieniu oka staniesz się profesjonalistą.
Ułatw sobie pracę, korzystając z funkcji i narzędzi programu Access. Jeśli uważasz, że jesteś dobry w organizowaniu informacji, Access zaraz Cię zaskoczy. Tworząc plik w programie Access, zasadniczo tworzysz plik zawierający różne części bazy danych. Następnie możesz podzielić bazę danych na różne powiązane części, aby zarządzanie było łatwe i szybkie. Elementy te nazywane są tabelami, zapytaniami, formularzami, raportami itp.
Po zdefiniowaniu wszystkich tych różnych elementów możesz wszystko uporządkować. Umożliwia to wyraźne udostępnianie i dostarczanie informacji oraz tworzenie całych projektów w jednym pliku. Bez względu na cel Access może pomóc Tobie lub Twojej firmie w utrzymaniu jasności, bezpieczeństwa i uporządkowania informacji.
Ta ściągawka ma na celu przedstawienie ludziom, jak działają nowe generacje programu Access. Nic dziwnego, że opanowanie tak bogatej w funkcje aplikacji zajmuje trochę czasu. Chętnie pomożemy Ci, podając kilka wskazówek i trików, które pozwolą Ci szybko zacząć korzystać z Access, lub odświeżyć pamięć, jeśli jesteś weteranem Access.
- Wskazówka: jeśli Twoi znajomi, koledzy lub pracownicy chcą dowiedzieć się więcej o programie Microsoft Access, nie wstydź się i udostępnij ten artykuł! Wiedza to potęga, a Ty możesz pomagać innym w nauce poprzez dzielenie się.
Jak poruszać się po wstążce programu Microsoft Access
Interfejs, z którym pracujemy, może być mylący dla nowych użytkowników. Oto mała infografika na temat podstawowego interfejsu Access opartego na Access 2016. Jeśli nie wiesz, czym są różne elementy, nie martw się. Szczegółowo omówimy Wstążkę, tabele danych, obiekty i nie tylko w dalszej części artykułu. Po prostu czytaj dalej!
Na szczęście dla tych, którzy już od jakiegoś czasu pracują z aplikacjami Office, interfejs Access nie jest tak nieznany, jak mogłoby się wydawać. Dobrzy przyjaciele, tacy jak Wstążka, pasek Powiedz mi i pasek narzędzi Szybki dostęp, wracają, aby Ci pomóc, podczas gdy część danych programu Access pozostaje czysta i łatwa do odczytania.
Wprowadzenie do interfejsu wstążki
Wstążka od wielu lat jest główną częścią aplikacji pakietu Office, takich jak Access. Został po raz pierwszy wprowadzony w pakiecie Office 2007, zaprojektowany z myślą o łatwiejszej nawigacji. Dzięki Wstążce nigdy nie będziesz musiał używać staromodnych menu z wieloma poziomami podmenu.
Mocno wizualny interfejs pomaga szybko zlokalizować narzędzia, które znasz i lubisz. Wstążka to główny sposób poruszania się w programie Access, otwierający możliwości formatowania tekstu, wstawiania elementów, implementowania funkcji, dostosowywania bazy danych i nie tylko.
W przeciwieństwie do wcześniejszych wersji programu Access, wstążka w nowych wersjach, takich jak Access 2016 i Access 2019, ma bardziej płaską, kompaktową konstrukcję, dzięki czemu na ekranie jest mniej bałaganu, który odwraca uwagę od pracy. Ten minimalistyczny interfejs zapewnia Accessowi nowoczesny i stylowy wygląd, który wyróżnia go na tle konkurencji.
Lokalizacja narzędzi i funkcji jest mniej więcej taka sama jak w poprzednich wersjach, więc nie powinieneś mieć problemów ze znalezieniem swoich ulubionych poleceń. Jeśli masz problemy, po prostu użyj nowej funkcji Powiedz mi.
Pracuj szybciej z paskiem Tell Me
Funkcja „Powiedz mi, co chcesz zrobić” lub po prostu „Powiedz mi” ma na celu udostępnienie narzędzi w zasięgu ręki, nawet jeśli nie znasz ich dokładnego miejsca na Wstążce. Po raz pierwszy został dodany do większości aplikacji pakietu Office 2016 i zyskał również swój pobyt w pakiecie Office 2019. Możesz go użyć, klikając go tuż obok ostatniej karty na Wstążce lub naciskając Alt + Q klawisze na klawiaturze. Zauważysz, że funkcja umożliwia pisanie - wtedy możesz powiedzieć programowi Access, co chcesz zrobić.
Na podstawie Twojego wpisu Access zasugeruje narzędzia związane z tym, czego szukasz. Na przykład, jeśli wpiszesz arkusz właściwości pasek Powiedz mi automatycznie wyświetli opcje umożliwiające tworzenie lub modyfikowanie arkusza właściwości, a nawet sugeruje inne narzędzia związane z arkuszem.
Nawet jeśli uważasz się za guru programu Access, funkcja Powiedz mi może przyspieszyć Twoją pracę. Nigdy więcej nie będziesz musiał przekopywać się przez Wstążkę ani wyszukiwać w Internecie w celu znalezienia funkcji.
Zapoznaj się z przestrzenią za kulisami
Po kliknięciu menu Plik w programie Access (i innej aplikacji pakietu Office) dotrzesz do obszaru, który Microsoft nazywa „kulisami”. Tutaj zamiast widzieć kartę z poleceniami ustawionymi na Wstążce, uzyskujesz pełnostronicowy widok informacji i różne podstawowe zadania związane z otwieraniem i zapisywaniem plików, drukowaniem i innymi opcjami udostępniania.
Ponadto możesz użyć menu Plik, aby wyświetlić informacje o aktualnie otwartym pliku. Oznacza to sprawdzenie czasu utworzenia, ostatniej modyfikacji, właściciela, a także rozmiaru pliku i wiele więcej. Możesz także skorzystać z funkcji Kompaktuj i napraw lub dodać ochronę hasłem jako właściciela pliku.
Definiowanie obiektów bazy danych w programie Access
Teraz, gdy mamy wyłączony podstawowy interfejs, czas zapoznać się z obiektami bazy danych, nad którymi będziesz pracować w programie Access. Są to obiekty, które zobaczysz w okienku nawigacji po lewej stronie, gdy zaczną tworzyć projekty. Możesz tworzyć obiekty na karcie Utwórz na Wstążce i modyfikować je w dowolnym momencie w przyszłości, aby dostosować się do zmian w bazie danych. Przyjrzyjmy się szybkiemu przeglądowi opcji twojego obiektu:
- Tabele przechowują powiązane dane w wierszach (rekordach) i kolumnach (polach). Działają podobnie do komórek w programie Excel, prawdopodobnie stanowią dużą część Twoich projektów.
- Zapytania przeglądają, obliczają, sortują, filtrują, zmieniają i analizują dane przechowywane w tabelach.
- Formularze to niestandardowe ekrany, które umożliwiają łatwe wprowadzanie nowych danych i przeglądanie już istniejących danych w tabeli.
- Raporty przedstawiają dane z tabeli lub zapytania w formie drukowanej, idealnej do przeglądania i sprawdzania błędów.
- Makra są w stanie zautomatyzować powtarzalne zadania. Możesz uruchomić makro, klikając przycisk lub naciskając klawisz skrótu przypisany do makra.
- Moduły to grupy procedur napisane w języku Visual Basic, a także używane do automatyzacji zadań.
Typy danych pól
Istnieje wiele sposobów pracy z polami w programie Access, które ułatwiają obsługę różnych projektów. Na przykład zdefiniowanie pola jako liczby, a nie tekstu, umożliwia programowi Access wykonywanie obliczeń w tym polu.
Oto krótkie podsumowanie różne typy danych możesz wejść i ich zachowania:
- Krótki tekst: przechowuje maksymalnie 255 znaków tekstu i / lub liczb.
- Długi tekst: przechowuje tekst do 64 000 znaków.
- Liczba: Przechowuje liczby i umożliwia wykonywanie obliczeń za pomocą komórki danych.
- Data / godzina: Przechowuje daty i / lub godziny.
- Waluta: przechowuje liczby i symbole reprezentujące waluty świata rzeczywistego.
- AutoNumber: Automatycznie przypisuje unikalny numer do każdego rekordu.
- Tak / Nie: Przechowuje wartość Tak lub Nie.
- Obiekt OLE: przechowuje obiekty utworzone w innych aplikacjach, takie jak arkusz kalkulacyjny programu Excel, dokument Word lub grafika PowerPoint.
- Hiperłącze: przechowuje łącza, które można kliknąć, aby otworzyć witryny internetowe lub pliki w sieci.
- Załącznik: umożliwia dołączenie pliku lub obrazu do bazy danych.
- Duża liczba: przechowuje niepieniężną wartość liczbową. (Dostępne tylko w Access 2019.)
Zacznij od szablonu
Zastraszasz się pustym dokumentem? Dzięki Access masz ogromną bibliotekę szablonów już wbudowaną w aplikację, aby pomóc Ci rozpocząć. Daje to ogromny szybki start podczas pracy nad projektami o dowolnej skali. Możesz znaleźć wiele szablonów w każdej z podanych kategorii, co oznacza, że za każdym razem, gdy tworzysz nowy dokument, dostępna jest ogromna różnorodność. Nawet po wybraniu szablonu nadal masz wiele opcji, aby w pełni edytować i dostosowywać bazę danych.
Zawsze twórz kopie zapasowe bazy danych
To wskazówka nawet dla weteranów Access. Zawsze, i mamy to na myśli, zawsze regularnie twórz kopie zapasowe Twojej bazy danych. Nigdy nie wiesz, co może się stać z Twoimi plikami w przyszłości z powodu nieoczekiwanych okoliczności. Łatwo dostępne kopie zapasowe z chmury lub innego komputera może uratować życie.
Przydatne skróty dostępu, które każdy powinien znać
Aby zakończyć tę ściągawkę, zdecydowaliśmy się dołączyć niektóre z najbardziej pomocnych skrótów klawiaturowych programu Access, których możesz użyć, aby przyspieszyć pracę:
- Możesz szybko utworzyć nową bazę danych, naciskając Ctrl + N .
- Aby dodać nowy rekord do arkusza danych lub formularza, naciśnij Ctrl + znak plusa (+) na klawiaturze.
- Możesz powiększać i pomniejszać stronę, naciskając klawisz Z.
- Przełącz panel nawigacji za pomocą F11 .
- Otwórz kartę Znajdź, aby przeszukać arkusz danych lub formularz za pomocą Ctrl + F. .
- Możesz szybko zapisać swoją bazę danych za pomocą Ctrl + S .
Jeśli szukasz firmy programistycznej, której możesz zaufać ze względu na jej uczciwość i uczciwe praktyki biznesowe, nie szukaj dalej niż . Jesteśmy Certyfikowanym Partnerem Microsoft i Akredytowaną Firmą BBB, która dba o dostarczanie naszym klientom niezawodnej i satysfakcjonującej obsługi oprogramowania, którego potrzebują. Będziemy z Tobą przed, w trakcie i po zakończeniu sprzedaży. To nasza 360-stopniowa gwarancja utrzymania oprogramowania. Więc na co czekasz? Zadzwoń do nas dzisiaj +1 877 315 1713 lub wyślij wiadomość e-mail na adres sales@softwarekeep.com. Możesz również skontaktować się z nami za pośrednictwem czatu na żywo.
