Zagracona skrzynka odbiorcza to zła wiadomość. Trudno jest nie tylko znaleźć ważne e-maile, ale także coraz mniej motywacji do codziennego otwierania aplikacji Mail. Co możesz zrobić, aby uniknąć bałaganu w swoich wiadomościach? Po prostu zoptymalizuj swoją skrzynkę odbiorczą Outlooka, wykonując 5 prostych kroków poniżej.
Jeśli kiedykolwiek czułeś się nieswojo, przeglądając przychodzące e-maile, ten artykuł jest dla Ciebie. Przestań pozwalać, by e-maile gromadziły się i burzyły Cię powiadomieniami, po prostu optymalizując skrzynkę odbiorczą. Nie musisz stale monitorować poczty i spędzać godzin na próbach wyczyszczenia wszystkiego. Wystarczy spojrzeć na te 5 łatwych kroków w programie Outlook dla platformy Microsoft 365 i wszystko załatwić.
Uwaga : Większość z tych funkcji dotyczy programu Outlook dla Microsoft 365 / Office 365. Jednak niektóre z nich są również dostępne za pośrednictwem usługi poczty e-mail firmy Microsoft, Outlook.com.
Zoptymalizuj skrzynkę odbiorczą programu Outlook w 5 prostych krokach
Zobaczmy, jak możesz zostać profesjonalnym Outlookiem w organizowaniu poczty i wreszcie osiągnąć tę skrzynkę odbiorczą bez powiadomień, o której marzyłeś.
1. Oczyść, usuwając zduplikowane wiadomości e-mail
Czy wiesz, że Outlook ma zautomatyzowane narzędzie do usuwania zduplikowanych wiadomości e-mail? Teraz wiesz. Skorzystaj z tej funkcji, aby szybko zmniejszyć liczbę wiadomości e-mail, które musisz codziennie przeglądać, za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
- Otwórz skrzynkę odbiorczą, którą chcesz wyczyścić. Pamiętaj, aby pozostać domyślnym Dom karta - możesz sprawdzić, na której karcie się znajdujesz, patrząc na interfejs nagłówka wstążki.
- Rozwiń Sprzątać menu rozwijane, a następnie wybierz jedną z nich Oczyść folder lub Uporządkuj rozmowę w zależności od Twoich potrzeb.
- Na ekranie pojawi się monit. Potwierdź, że chcesz wyczyścić rozmowę lub folder, i zobacz, jak spada liczba nieprzeczytanych wiadomości e-mail w Twojej skrzynce odbiorczej.
Zaletą funkcji czyszczenia jest fakt, że wszystkie usunięte elementy można odzyskać przez określony czas. Możesz je znaleźć w Usunięte przedmioty folder z boku okna Outlooka.
2. Utwórz foldery na swoje e-maile
Trzymanie każdej przychodzącej poczty w jednym folderze może być mylące. Jasne, spam zwykle jest sortowany w kategorii wiadomości-śmieci, ale wszystko inne zależy od Ciebie. Osobiście zalecam skonfigurowanie kilku niezbędnych folderów i codzienne sortowanie poczty przychodzącej.
Śledząc Załatw sprawy ® lub GTD ® metodologii organizowania zadań, możesz w łatwy sposób zwiększyć produktywność za pomocą programu Outlook. Najpierw powinieneś utworzyć trzy różne foldery:
- Skrzynka odbiorcza (domyślna) - Zostaw ważne e-maile w domyślnej skrzynce odbiorczej. Powinny to być wiadomości, na które możesz odpowiedzieć natychmiast lub musisz pilnie się nimi zająć.
- Do zrobienia - Przeciągnij niepilne wiadomości e-mail do tego folderu. Możesz zachować czystość swojej skrzynki odbiorczej i zająć się tymi wiadomościami później w ciągu dnia.
- Zagryźć - Przenieś wiadomości e-mail, takie jak odpowiedzi, na które czekasz lub zadania, które odłożyłeś, do tego folderu, który został przez Ciebie wstrzymany.
- Przypomnienia - Niektóre e-maile w ogóle nie wymagają odpowiedzi. Przechowuj je w oddzielnym folderze, aby zawsze móc je łatwo znaleźć i spojrzeć wstecz.
Uwaga : Aby utworzyć nowe foldery, po prostu kliknij folder skrzynki odbiorczej i wybierz Nowy folder. Tutaj po prostu wpisz nazwę i naciśnij Enter.
Powinieneś zaczynać każdego dnia od sortowania wiadomości e-mail według tych kategorii, a następnie zaplanować czas, aby przejść do folderu Do zrobienia później. Upewnij się, że jesteś z tym konsekwentny! Możesz sortować otrzymywane wiadomości e-mail przez cały dzień.
W razie potrzeby nie bój się tworzyć większej liczby folderów, ta metoda powinna być spersonalizowana tylko dla Ciebie i dla Ciebie.
3. Użyj widoku zadań
Czy wiesz, że możesz tworzyć zadania z wiadomości e-mail? Za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość, którą chcesz przekonwertować na zadanie, po prostu przeciągnij ją na ikonę listy zadań Outlooka, aby wywołać kreatora konfiguracji zadania. Tutaj możesz nadać zadaniu nazwę, opis, a nawet ustawić przypomnienie.
Jeśli ustawisz przypomnienie, zadania będą pojawiać się podobnie do przypomnienia o spotkaniu o określonej godzinie. Pozwala to na zachowanie porządku i łatwe tworzenie zadań bezpośrednio na podstawie przychodzących wiadomości e-mail.
4. Ustaw reguły automatycznego sortowania poczty przychodzącej
Reguły umożliwiają automatyczne przenoszenie, oznaczanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail, co znacznie ułatwia obsługę programu Outlook. Możesz używać reguł do odtwarzania dźwięków, przenoszenia wiadomości do folderów lub automatycznego wyświetlania alertów o nowych elementach.
Osobiście uważam, że najbardziej użyteczną regułą jest możliwość przeniesienia pozycji od określonego nadawcy lub z określonymi słowami kluczowymi w temacie do innego folderu. Oznacza to, że jeśli zostaną spełnione określone kryteria, wiadomość e-mail zostanie przeniesiona do określonej skrzynki odbiorczej bez konieczności jej dotykania.
Oto podstawowy przewodnik dotyczący konfigurowania reguły w Outlooku.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość w skrzynce odbiorczej lub innym folderze e-mail i wybierz Zasady .
- Wybierz jedną z opcji. Aby wyświetlić więcej opcji, wybierz Stwórz zasadę .
- w Stwórz zasadę W oknie dialogowym zaznacz jedno lub więcej z pierwszych trzech pól wyboru.
- w Wykonaj następujące czynności Jeśli chcesz, aby reguła przenosiła wiadomość do folderu, zaznacz opcję Przenieś element do folderu pudełko.
- Wybierz folder docelowy z Wybierz katalog okno dialogowe, które się pojawi, a następnie kliknij dobrze .
- Kliknij dobrze jeszcze raz, aby zapisać swoją regułę.
5. Skorzystaj z kategorii
Oznaczanie kolorami wiadomości e-mail pomoże Ci łatwo zidentyfikować i pogrupować powiązane elementy w Outlooku. Możesz wybrać jedną z domyślnych kategorii lub utworzyć własną, a następnie przypisać kategorie do wiadomości e-mail programu Outlook.
Aby przypisać kategorię oznaczoną kolorem z okienka odczytu lub otwartej wiadomości, wybierz Kategoryzować z Tagi na wstążce i wybierz kategorię z listy.
Końcowe przemyślenia
Jeśli chcesz przeczytać więcej artykułów związanych z nowoczesnymi technologiami, rozważ subskrypcję naszego newslettera. Regularnie publikujemy samouczki, artykuły z wiadomościami i przewodniki, które pomogą Ci w codziennym życiu technologicznym.
